정길선 
오늘은 리스닝마인드 허블과 네이버 CLOVA X를 이용해 회사 생활을 하면서 가지고 있는 고민을 사람들은 어떻게 검색하는지, 그 고민에 대해 어떤 답변을 받을 수 있는지 확인해보겠습니다.
피할 수 없는 문서 작성
회의가 끝난 후 내용 정리를 위한 ‘회의록’, 업무 현황 또는 결과 보고를 위한 ‘보고서’, 내·외부 고객과의 소통을 위한 ‘이메일’ 등 직장인이라면 문서 작성을 피할 수 없습니다.
그러니 <일 잘하는 사람은 글을 잘 씁니다>처럼 글쓰기의 중요성을 강조하는 책이 출간되고 판매되는 것은 당연한 일입니다.
물론 문서 작성을 피할 수 없다고 해서 쓰다 보면 문서를 잘 쓰게 되는 것은 아닙니다. 그렇다면 우리 모두 문서 작성의 달인이 됐겠죠. 저 역시 문서 작성에 어려움을 느낄 때가 많았고, 지금도 ‘이렇게 작성하는 것이 맞을까?’, ‘내가 작성한 문서가 고객이나 상사가 만족하지 못하면 어쩌지?’라는 생각에 부담감을 느낄 때도 있습니다.
문서에 관한 검색 데이터
그렇다면 사람들은 문서에 관해 어떤 키워드로 검색을 하고 있을까요?
리스닝마인드 허블에서 먼저 ‘문서 작성’으로 찾아보았습니다.
(검색어 : 문서 작성 / 정렬 : 연간 총 검색량 내림차순 / 검색 월 : 24년 5월)
‘문서 작성’의 연관 키워드를 확인했을 때, 크게 두 가지로 검색 패턴을 나눠볼 수 있습니다.
- 역량 : ‘문서작성 하는 법’, ‘문서 작성 능력’, ‘문서작성 기초’ 등 어떻게 문서를 작성해야 하는지 역량에 대해 묻는 키워드
- 도구 : ‘문서 작성 프로그램’, ‘한글 문서 작성’, ‘엑셀 문서작성’, ‘아이패드 문서작성’ 등 어떤 도구(프로그램)를 이용하는지 묻는 키워드
그리고 지난 해 이 글을 처음 발행했을 때의 연관 키워드와 비교하면 ‘문서작성 알바’ 키워드의 검색량이 아주 많아졌습니다.
(검색어 : 문서 작성 / 정렬 : 연간 총 검색량 내림차순 / 검색 월 : 23년 8월)
다음으로 어떤 문서를 많이 검색하는지 여러 종류의 키워드를 입력해서 찾아보았습니다.
(검색어 : 기안서, 기획서, 기획안, 보고서, 제안서, 품의서, 회의록 / 정렬 : 연간 총 검색량 내림차순 / 검색 월 : 24년 5월)
특정 의도가 없이 정확히 문서의 종류만을 검색한 키워드만 살펴보면, 보고서(192,610) > 제안서(147,190) > 품의서(143,320) 순으로 검색이 일어나고 있습니다.
의도가 포함된 키워드까지 확인하면 보고서 양식(261,930) > 체험학습 보고서(179,110) > 보고서 작성법(153,680) 순으로 검색이 일어나, 보고서를 많이 찾는 것을 알 수 있습니다.
그리고 연관 키워드에서 추출된 토픽을 보면 양식, 예시 등 다양한 문서 작성을 돕는 템플릿을 찾는 것을 알 수 있습니다.
위에서 여러 문서 중 보고서에 관한 검색이 많이 일어나고, 그 중에서도 보고서 양식(예시)과 작성법을 찾는 것을 알 수 있었습니다.
이에 대한 답변은 네이버의 생성형 AI CLOVA X에게 요청해보겠습니다. CLOVA X를 사용하고 싶으시다면 서비스 홈페이지(https://clova-x.naver.com/welcome)에 접속하셔서 대기 신청 후 사용할 수 있습니다.
보고서 양식 (feat. CLOVA X)
질문 : 보고서 양식
보고서 양식은 다음과 같은 요소를 포함해야 합니다.
- 제목: 보고서의 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성해야 합니다.
- 요약: 보고서의 주요 내용을 요약하여 제시해야 합니다. 요약은 보고서의 첫 페이지에 위치하는 것이 일반적입니다.
- 서론: 보고서의 목적과 배경을 설명하고, 연구 방법과 연구 대상을 제시해야 합니다.
- 본론: 보고서의 핵심 내용을 구체적으로 기술해야 합니다. 본론은 여러 개의 단락으로 구성될 수 있으며, 각 단락은 주제와 관련된 내용을 독립적으로 다루어야 합니다.
- 결론: 본론에서 다룬 내용을 요약하고, 연구 결과의 시사점과 향후 연구 방향을 제시해야 합니다.
- 참고문헌: 보고서 작성에 참고한 자료의 목록을 제시해야 합니다.
- 표와 그림: 보고서의 내용을 시각적으로 전달하기 위해 표와 그림을 활용할 수 있습니다.
보고서 양식 파일
제가 자주 사용하는 보고서 양식인 ‘주간 업무 보고서’, ‘활동 보고서’ 2가지 예시 파일을 공유합니다. 각각 이미지를 클릭한 후 파일을 다운로드하거나 사본을 만들어 사용하시면 됩니다.
이 외에 보고서 양식 파일을 활용하거나 다운로드할 수 있는 사이트는 아래와 같습니다.
- 캔바
– 프레젠테이션, 포스터, 문서 및 기타 시각 콘텐츠를 만들기 위해 사용되는 오스트레일리아의 그래픽 디자인 플랫폼으로, 아래 URL로 접속하면 캔바에서 제공하는 보고서 템플릿을 사용할 수 있습니다.
– URL : https://www.canva.com/ko_kr/reports/templates/ - 구글 독스
– 웹 기반의 워드프로세스 플랫폼으로, 보고서 외에도 다양한 유형의 템플릿을 사용할 수 있습니다.
– URL : https://docs.google.com/document/u/0/?ftv=1&tgif=c - 예스폼
– 다양한 종류의 문서 서식을 모아 놓은 대표 플랫폼입니다.
– URL : https://www.yesform.com/
보고서 예시 (feat. CLOVA X)
질문 : 보고서 예시
보고서 예시는 다음과 같습니다.
제목: 마케팅 전략 보고서
요약: 본 보고서는 A기업의 마케팅 전략을 분석하고, 이를 바탕으로 새로운 마케팅 전략을 제안하는 것을 목적으로 합니다.
서론:
- A기업의 마케팅 현황 분석
- 마케팅 전략의 필요성
본론:
- 마케팅 전략 수립을 위한 시장 분석
- 경쟁사 분석
- 고객 분석
- 마케팅 전략 제안
결론:
- 마케팅 전략의 기대 효과
- 향후 마케팅 전략의 개선 방안
참고문헌:
- A기업의 마케팅 전략 보고서
- 마케팅 전략 관련 논문
위의 보고서는 마케팅 전략을 주제로 한 예시입니다. 보고서의 내용과 형식은 주제와 목적에 따라 달라질 수 있습니다. 보고서를 작성할 때는 주제와 목적을 명확하게 설정하고, 이를 바탕으로 내용을 체계적으로 구성해야 합니다.
보고서를 작성할 때는 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.
- 명확하고 간결한 문장: 보고서는 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 명확하고 간결한 문장으로 작성해야 합니다.
- 체계적인 구성: 보고서는 주제와 목적에 따라 체계적으로 구성해야 합니다. 서론, 본론, 결론으로 구성하는 것이 일반적입니다.
- 객관적인 자료: 보고서를 작성할 때는 객관적인 자료를 수집하고, 이를 바탕으로 내용을 작성해야 합니다.
- 적절한 출처 표기: 보고서를 작성할 때는 참고한 자료의 출처를 명확하게 표기해야 합니다.
- 맞춤법과 띄어쓰기: 보고서는 맞춤법과 띄어쓰기를 정확하게 지켜야 합니다.
- 시각적인 요소 활용: 보고서를 작성할 때는 시각적인 요소를 활용하여 내용을 더욱 쉽게 이해할 수 있도록 해야 합니다. 표, 그림, 그래프 등을 활용할 수 있습니다.
위의 보고서 예시를 참고하여 보고서를 작성할 수 있습니다.
보고서 작성법 (feat. CLOVA X)
질문 : 보고서 작성법
보고서 작성법은 다음과 같습니다.
1.목적 파악: 보고서를 작성하기 전에 목적을 파악해야 합니다. 목적에 따라 보고서의 내용과 형식이 결정됩니다.
2.자료 수집: 보고서를 작성하기 위해서는 자료를 수집해야 합니다. 자료는 인터넷, 도서관, 기업 내부 자료 등을 통해 수집할 수 있습니다.
3.자료 분석: 수집한 자료를 분석하여 보고서에 담을 내용을 정리합니다. 자료를 분석할 때는 객관적인 기준을 가지고 판단해야 합니다.
4.보고서 작성: 보고서 작성은 다음과 같은 단계로 이루어집니다.
- 제목 작성: 보고서의 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성해야 합니다.
- 요약 작성: 보고서의 주요 내용을 요약하여 제시해야 합니다.
- 서론 작성: 보고서의 목적과 배경을 설명하고, 연구 방법과 연구 대상을 제시해야 합니다.
- 본론 작성: 보고서의 핵심 내용을 구체적으로 기술해야 합니다.
- 결론 작성: 본론에서 다룬 내용을 요약하고, 연구 결과의 시사점과 향후 연구 방향을 제시해야 합니다.
- 참고문헌 작성: 보고서 작성에 참고한 자료의 목록을 제시해야 합니다.
5.보고서 검토: 보고서 작성 후에는 다른 사람들에게 검토를 받는 것이 좋습니다. 이를 통해 보고서의 내용과 형식을 보완하고, 보고서의 완성도를 높일 수 있습니다.
6.보고서 제출: 보고서를 제출할 때는 제출 기한을 준수하고, 제출 방법을 미리 확인해야 합니다.
위와 같은 방법으로 보고서를 작성하면, 목적에 맞는 보고서를 작성할 수 있습니다. 보고서 작성은 시간과 노력이 많이 필요한 작업이므로, 충분한 시간과 노력을 투자해야 합니다.
인공지능이 답변을 준 내용 중, 4번 보고서 작성 부분은 결국 보고서 양식과 동일한 답변으로 볼 수가 있습니다.
보고서 양식(예시) 및 작성법, 이것으로 끝일까요?
인공지능이 알려주는 양식(예시) 및 작성법을 활용하면 보고서 작성이 한결 쉬워질 것으로 기대됩니다. 하지만 결국 문서 안에 들어가는 알맹이는 우리가 직접 채워야 한다는 것은 변함이 없습니다. 각자 진행하고 있는 업무의 성격도 다르고, 보고해야 하는 이슈도 다르기 때문이죠.
그렇기에 인공지능을 잘 활용해야지 무조건적으로 의존해서는 안 될 것입니다. 예를 들어, 저는 보고서를 작성할 때 어떤 이야기를 할 것인지 전체적인 스토리 라인을 만든 후에 작업을 시작하는데, 제가 만든 스토리 라인과 인공지능이 제안하는 양식을 비교해 보는 방법으로 활용할 수 있을 것입니다.
그리고 인공지능이 미처 알려주지 못한 꿀팁은 책이나 온라인 강의, 또는 일 잘 하는 주변 동료를 통해 배우고 내 것으로 만들 수 있을 것입니다.
지금까지 리스닝마인드 허블과 CLOVA X를 이용해 보고서에 관한 고민과 해결 방법을 짧게 알아 보았습니다.
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